Potrebbe sembrare una cosa facile presentare ed illustrare un piano aziendale, un nuovo prodotto o un progetto. In effetti, in parte lo è, ma solo se è stato pianificato e definito nei dettagli ciò che si vuole esporre ed illustrare. Infatti, all’interno del ciclo di vita un progetto ci troveremo qui:
Ma il successo della presentazione in sé stessa può solo derivare da una efficiente ed efficace comunicazione. In questo caso, il termine “comunicare”, viene inteso come:
Trasferire un progetto vuol dire far conoscere agli interessati (i cosiddetti stakeholders), i dettagli del progetto e/o le linee guida.
Le modalità di lancio di un progetto possono dipendere molto dalla tipologia di progetto e dalla tipologia di stakeholder ai quali bisogna presentare il progetto. Una buona presentazione di un progetto è anche sintomo di una solida base costruita e potrebbe costituire la data ufficiale di inizio dei lavori, o meglio, la data in cui si esce allo scoperto.
Gli strumenti per comunicare il progetto possono essere molto importanti poiché, potrebbero dare risalto al progetto e alla presentazione e quindi, potrebbero colpire o catturare meglio l’attenzione di chi ascolta.
Riepilogando i concetti precedenti, è possibile sintetizzare la fase di lancio di un progetto (ma anche di un prodotto o di qualsiasi altra cosa) in 3 step:
Analizzare la platea o l’audience vuol dire individuare che tipo di interesse ha l’interlocutore nel progetto, cosa ha bisogno di sapere, quali dubbi o preconcetti potrebbe aver bisogno di superare e che tipo di comunicazione è più adeguata al fine di aumentare l’interesse e la concentrazione. Immedesimatevi nei seguenti esempi:
Definire cosa comunicare vuol dire dare un seguito all’analisi della platea, in quanto, come già detto, ogni interlocutore ha degli interessi specifici per il progetto. Pertanto, bisognerebbe selezionare gli argomenti e i contenuti della presentazione. Tuttavia, non mi sento in grado di definire una selezione standard dei contenuti di una presentazione, ma i punti fondamentali per i quali bisognerebbe almeno tracciarne le basi sono i seguenti:
La cosa importante, come si è già detto, è catturare l’interesse e l’attenzione della platea:
In pratica bisogna essere un buon comunicatore!
L’utilizzo degli strumenti adeguati è complementare ai precedenti 2 punti in quanto, il modo in cui viene presentato un progetto aiuta a rendere comprensibile (o meno) un concetto, oppure aiuta (o meno) a mantenere viva la concentrazione. Ad esempio, una presentazione semplice in PowerPoint può essere utile ma potrebbe essere monotona e troppo descrittiva; una presentazione in PowerPoint con movimenti grafici, rappresentazioni video o altro, potrebbe essere più interessante e potrebbe catturare maggiore attenzione. Ma di strumenti interessanti ed utili ce ne sono molti.
A mio modesto parere, una presentazione con l’utilizzo del software PREZI tiene maggiormente focalizzati sui contenuti anche per la curiosità dello strumento utilizzato (ormai già ampiamente conosciuto e diffuso). Il video dell’introduzione ufficiale di Prezi potrete trovarlo qui:
Una versione base di Prezi è scaricabile QUI (per Windows), se invece si desidera la versione per MAC allora è possibile scaricarla QUI
Aldilà della curiosità della presentazione con PREZI i modi e i luoghi per presentare e lanciare un progetto possono essere i più variegati e bisogna considerare che un progetto potrebbe essere presentato in più luoghi e con modalità, contenuti e strumenti differenti.
È bene ribadire, ancora una volta, che una presentazione ottima, con i contenuti giusti, per la platea giusta e fatta con gli strumenti giusti, se è tenuta da una persona con limitate capacità comunicative, sarà poco efficace e di scarsa qualità.
Fonte immagine di copertina infopuc.pucp.edu.pe/cursos/seminarios-practicos/seminario-de-presentaciones-efectivas-con-ms-power-point-y-prezi/
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