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Potrebbe sembrare una cosa facile presentare ed illustrare un piano aziendale, un nuovo prodotto o un progetto. In effetti, in parte lo è, ma solo se è stato pianificato e definito nei dettagli ciò che si vuole esporre ed illustrare. Infatti, all’interno del ciclo di vita un progetto ci troveremo qui:

Lancio del Progetto nel processo di Pianificazione (dal libro Corso Pratico di Project Management)

Ma il successo della presentazione in sé stessa può solo derivare da una efficiente ed efficace comunicazione. In questo caso, il termine “comunicare”, viene inteso come:

  • Trasferire il progetto agli altri;
  • Presentare al pubblico il progetto;
  • Capire come comunicare e a chi.

Trasferire un progetto vuol dire far conoscere agli interessati (i cosiddetti stakeholders), i dettagli del progetto e/o le linee guida.

Le modalità di lancio di un progetto possono dipendere molto dalla tipologia di progetto e dalla tipologia di stakeholder ai quali bisogna presentare il progetto. Una buona presentazione di un progetto è anche sintomo di una solida base costruita e potrebbe costituire la data ufficiale di inizio dei lavori, o meglio, la data in cui si esce allo scoperto.

Gli strumenti per comunicare il progetto possono essere molto importanti poiché, potrebbero dare risalto al progetto e alla presentazione e quindi, potrebbero colpire o catturare meglio l’attenzione di chi ascolta.

Riepilogando i concetti precedenti, è possibile sintetizzare la fase di lancio di un progetto (ma anche di un prodotto o di qualsiasi altra cosa) in 3 step:

  1. Analizzare la platea (gruppo o persona singola);
  2. Definire cosa comunicare (in relazione alla platea);
  3. Utilizzare strumenti adeguati.

            Analizzare la platea o l’audience vuol dire individuare che tipo di interesse ha l’interlocutore nel progetto, cosa ha bisogno di sapere, quali dubbi o preconcetti potrebbe aver bisogno di superare e che tipo di comunicazione è più adeguata al fine di aumentare l’interesse e la concentrazione. Immedesimatevi nei seguenti esempi:

  • Immaginate di dover comunicare il progetto al reparto che dovrà produrre il progetto, sarà inutile concentrarsi, in fase di presentazione, sull’aspetto economico o sugli utili che deriveranno dal progetto;
  • Oppure, immaginate di dover comunicare il progetto ad un pubblico di stakeholder che non è tecnicamente preparato, sarà inutile spiegare nel dettaglio le fasi di produzione del prodotto;
  • Peggio ancora potrebbe essere la presentazione di un progetto fatta da un soggetto non preparato e quindi che non sia in grado di rispondere alle domande della platea. Tuttavia, suscitare la curiosità della platea è un fatto positivo, ma, a mio avviso, sarebbe meglio riuscire a capire in anticipo cosa l’interlocutore avrebbe bisogno di sapere.

            Definire cosa comunicare vuol dire dare un seguito all’analisi della platea, in quanto, come già detto, ogni interlocutore ha degli interessi specifici per il progetto. Pertanto, bisognerebbe selezionare gli argomenti e i contenuti della presentazione. Tuttavia, non mi sento in grado di definire una selezione standard dei contenuti di una presentazione, ma i punti fondamentali per i quali bisognerebbe almeno tracciarne le basi sono i seguenti:

  • Scopo;
  • Obiettivi;
  • Membri del team;
  • Costi, tempi, rischi e benefici.

La cosa importante, come si è già detto, è catturare l’interesse e l’attenzione della platea:

  • Non annoiando;
  • Non dilungandosi troppo;
  • Coinvolgendo (capendo sempre se sia il caso o meno);
  • Concentrandosi sui punti più interessanti per la platea;
  • Utilizzando strumenti di presentazione innovativi che colpiscano l’interlocutore.

In pratica bisogna essere un buon comunicatore!

            L’utilizzo degli strumenti adeguati è complementare ai precedenti 2 punti in quanto, il modo in cui viene presentato un progetto aiuta a rendere comprensibile (o meno) un concetto, oppure aiuta (o meno) a mantenere viva la concentrazione. Ad esempio, una presentazione semplice in PowerPoint può essere utile ma potrebbe essere monotona e troppo descrittiva; una presentazione in PowerPoint con movimenti grafici, rappresentazioni video o altro, potrebbe essere più interessante e potrebbe catturare maggiore attenzione. Ma di strumenti interessanti ed utili ce ne sono molti.

A mio modesto parere, una presentazione con l’utilizzo del software PREZI tiene maggiormente focalizzati sui contenuti anche per la curiosità dello strumento utilizzato (ormai già ampiamente conosciuto e diffuso). Il video dell’introduzione ufficiale di Prezi potrete trovarlo qui:

intro prezi video

Una versione base di Prezi è scaricabile QUI (per Windows), se invece si desidera la versione per MAC allora è possibile scaricarla QUI

Aldilà della curiosità della presentazione con PREZI i modi e i luoghi per presentare e lanciare un progetto possono essere i più variegati e bisogna considerare che un progetto potrebbe essere presentato in più luoghi e con modalità, contenuti e strumenti differenti.

È bene ribadire, ancora una volta, che una presentazione ottima, con i contenuti giusti, per la platea giusta e fatta con gli strumenti giusti, se è tenuta da una persona con limitate capacità comunicative, sarà poco efficace e di scarsa qualità.

Fonte immagine di copertina infopuc.pucp.edu.pe/cursos/seminarios-practicos/seminario-de-presentaciones-efectivas-con-ms-power-point-y-prezi/

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